La contabilidad es una parte integral de hacer negocios en nombre de una empresa estonia. Su propósito es mantener registros y obtener una descripción general del desempeño económico y del estado financiero de la empresa. La contabilidad de cada empresa debe cumplir con los estándares establecidos por el gobierno para que los resultados sean comparables y comprensibles.
REQUISITOS BÁSICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA CONTABILIDAD
- Cada empresa debe preparar y presentar una declaración anual al Registro Mercantil del año anterior antes del 30 de junio del año en curso.
- Todas las transacciones comerciales deben registrarse en programas de contabilidad.
- Todas las transacciones comerciales deben estar documentadas.
- La contabilidad debe proporcionar una visión confiable, objetiva y comparable de la situación financiera, del desempeño y de los flujos de efectivo de la empresa.
- Todos los documentos contables deben conservarse en el archivo durante al menos 7 años.
BALANCE DE APERTURA O INICIAL
Primero, debe preparar un balance de apertura que enumere los activos, pasivos y capital social de su empresa antes de comenzar una actividad económica.
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Los procedimientos para mantener la contabilidad interna deben desarrollarse al comienzo de la actividad.
Los procedimientos de contabilidad interna deben:
- Describir el plan de cuentas requerido con una descripción del contenido de estas cuentas.
- Regular el procedimiento de documentación y registro de las transacciones.
- Establecer la circulación y el almacenamiento de los documentos primarios.
- Regular el mantenimiento de los registros contables.
- Reflejar los ingresos y gastos en la cuenta de resultados.
- Describir el inventario, el activo y el pasivo de la empresa.
- Determinar la política contable, el procedimiento de elaboración de informes y otros aspectos contables.
- Las normas de contabilidad interna son vinculantes e individuales para cada empresa.
CUADROS DE CONTABILIDAD
Las empresas estonias pueden elegir entre dos tipos de planes de cuentas de resultados. En el Cuadro 1 del estado de resultados, los gastos comerciales se dividen por la naturaleza de los gastos (por ejemplo, costos de materiales, costos laborales, deducciones por depreciación). Esta forma suele ser utilizada por empresas más pequeñas que no necesitan clasificar los costos por función.
En el Cuadro 2 del estado de resultados, los gastos operativos están clasificados por función (por ejemplo, costo de los bienes vendidos, costos de publicidad, gastos administrativos generales). El Cuadro 2 suele ser más difícil de implementar porque todos los gastos comerciales requieren una decisión sobre la función comercial con la que están asociados. Ciertos costos (por ejemplo, los costos laborales) deben distribuirse proporcionalmente entre las diversas funciones. El estado de resultados basado en el Cuadro 2 ofrece una mejor visión general de los costos de varias funciones de la empresa, mientras que la distribución de costos por función es subjetiva.
La elección del cuadro apropiado para el estado de ganancias debe basarse en qué división da la mejor idea de la dinámica de la actividad económica. Sin embargo, si resulta que la elección actual del cuadro no se ha justificado, puede cambiar a otro cuadro. Hay que tener en cuenta que al pasar de un cuadro a otro, los indicadores comparables del período anterior también deben ajustarse retrospectivamente (siguiendo el nuevo método).
Una entidad también está obligada a indicar en sus procedimientos internos de contabilidad si es una micro, pequeña, mediana o gran empresa, ya que existen diferencias significativas en las políticas contables y los formularios de información dependiendo de la categoría de negocio.
MÉTODOS DE CONTABILIDAD
Hay dos sistemas para las transacciones de las empresas de contabilidad en Estonia: contabilidad de acumulación (o devengo) y de caja. La contabilidad en las empresas de Estonia se basa en valores devengados, pero los propietarios únicos (FIE) pueden contabilizar en efectivo. En el caso de la contabilidad de acumulación (o devengo), las transacciones deben registrarse como ocurrieron, independientemente de si los fondos relacionados fueron recibidos o desembolsados.
INFORME DEL AÑO FINANCIERO
El ejercicio financiero de la empresa es de 12 meses. En la mayoría de los casos, el año fiscal es un año calendario (del 1 de enero al 31 de diciembre). Aún así, un estatuto de la empresa u otro documento que regule sus actividades también puede establecer un año fiscal diferente de acuerdo con el ciclo operativo de la entidad contable. En casos excepcionales, el ejercicio económico puede ser inferior o superior a 12 meses, pero no superior a 18 meses.
INFORME DE GESTIÓN DE LA EMPRESA
El informe de gestión proporciona una descripción general de las operaciones de la empresa y las circunstancias que han jugado un papel decisivo en la evaluación de la situación financiera y las actividades comerciales, los eventos importantes en el año financiero y las direcciones de desarrollo esperadas en el próximo ejercicio financiero.
Si al cierre del ejercicio el capital social de la empresa no cumple con los requisitos del Código de Comercio (es decir, es negativo), entonces el informe de gestión debe describir las acciones que se están tomando para asegurar la estabilidad del empresa en el futuro, si aún no se ha tomado.
En el caso de las entidades contables sujetas a auditoría, el informe de gestión debe incluir los principales ratios financieros (razones financieras) del ejercicio y del ejercicio anterior y la metodología (fórmulas) para su cálculo.
REPORTE ANUAL
Otro requisito obligatorio para todas las empresas en Estonia es la presentación de un informe anual.
AUDITORÍA DE EMPRESAS ESTONIAS
Una auditoría o revisión del estado financiero anual tiene como objetivo aumentar la confiabilidad de la información financiera de su empresa a los ojos de los inversores, accionistas y el público.
Pasivos
Si la empresa va a ser auditada, el informe anual debe ir acompañado de un informe de auditor jurado/certificado. La auditoría de un informe anual es obligatoria para las entidades contables, cuyo informe anual debe incluir al menos dos indicadores del ejercicio que superen las siguientes condiciones:
- Ingresos/beneficios de las ventas – 4,000,000 EUR
- Activos totales a la fecha del informe – 2,000,000 EUR
- Personal de la empresa – 50 personas
Asimismo, la auditoría de un informe anual es obligatoria para las entidades contables, en cuyos estados anuales al menos uno de los indicadores del ejercicio económico supere las siguientes condiciones:
- Ingresos / ganancias de ventas – 12,000,000 EUR
- El importe total de los activos en la fecha de presentación de informes – 6,000,000 EUR
- El número de personal es de 180 personas.
Una auditoría de la contabilidad anual es obligatoria para:
- Todas las sociedades públicas de responsabilidad limitada con más de dos accionistas
- Autoridad local
- Una institución contable estatal
- Entidades jurídicas de derecho público
- Partidos políticos y empresas que reciben financiación del presupuesto estatal
Organización de auditorías
Un tasador independiente realiza la auditoría, es decir, un auditor certificado o una firma de auditoría. El Consejo de la empresa nombra a un auditor, determina el número de auditores, las condiciones de pago y el plazo de los plenos poderes. El nombramiento de un auditor requiere su consentimiento por escrito. Antes de la auditoría, es necesario celebrar un contrato con una persona física incluida en la lista de auditores certificados de Estonia.
Responsabilidad de las partes
El auditor certificado debe mantener la confidencialidad de la información obtenida durante la auditoría y es responsable de los daños causados por la violación de sus funciones derivados de su actividad profesional.
Es importante recordar que un informe de auditoría certificado no exime al Consejo de Administración de la responsabilidad por el contenido del informe contable.
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