Servicios de contabilidad en Estonia

REQUISITOS BÁSICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA CONTABILIDAD

• Cada empresa debe preparar y enviar una declaración anual al Registro Mercantil en relación al año anterior antes del 30 de junio del año en curso
• Todas las transacciones de la empresa deben registrarse en los programas contables
• Todas las transacciones de la empresa deben estar documentadas
• La contabilidad debe proporcionar una visión fiable, objetiva y comparable de la situación financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo de la empresa
• Todos los documentos de la contabilidad deben archivarse durante al menos 7 años

BALANCE DE APERTURA

Para empezar, debe preparar un balance de apertura que enumere los activos, los pasivos y el capital social de su empresa antes de iniciar una actividad económica.

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Los procedimientos para llevar la contabilidad interna deberían elaborarse al inicio de la actividad.

Los procedimientos contables internos deberían:

• Describir el gráfico de cuentas requerido con una descripción del contenido de estas cuentas
• Regular el procedimiento de documentación y registro de transacciones
• Establecer la circulación y almacenamiento de los documentos primarios
• Regular el mantenimiento de los registros contables
• Reflejar los ingresos y gastos en el estado de pérdidas y ganancias
• Describir el inventario, los activos y los pasivos de la empresa
• Determinar la política contable, el procedimiento de presentación y otra contabilidad

Las normas de contabilidad internas vinculantes e individuales para cada empresa.

GRÁFICO DE CUENTAS

Las empresas estonias pueden elegir entre dos tipos de cuentas de resultados. En el Gráfico 1 de la cuenta de resultados, los gastos comerciales se dividen por la naturaleza de los mismos (por ejemplo, costos materiales, costos laborales, deducciones por depreciación). Este lo utilizan habitualmente las empresas pequeñas que no necesitan clasificar los costos por función.

En el Gráfico 2 de la cuenta de resultados, los gastos de explotación se clasifican por función (p. ej.  Coste de las mercancías vendidas, costes publicitarios, gastos administrativos generales). Generalmente, el Gráfico 2 es más difícil de implementar, ya que todos los gastos de la empresa requieren decidir sobre a qué función del negocio están asociados. Algunos costos (por ejemplo, los laborales) deben ser prorrateados entre las diversas funciones. La declaración de beneficios basada en el Gráfico 2 ofrece una mejor visión general de los costos de las diversas funciones de la empresa, mientras que la distribución de los costos por función es subjetiva.

La elección del gráfico apropiado debe basarse en qué división ofrece la mejor muestra de las dinámicas de la actividad económica. De todas maneras, si resulta que la elección actual del gráfico no está justificada, puede cambiar a otro gráfico. Debe tener en cuenta que, al cambiar de gráfico, los indicadores comparables del período anterior también deben ajustarse retrospectivamente (de conformidad con el nuevo método).

La entidad también debe indicar en sus procedimientos contables internos si se trata de una empresa micro, pequeña, mediana o grande, ya que existen diferencias significativas en las políticas contables y en los formularios de presentación de información en función de la categoría de negocio.

MÉTODOS DE CONTABILIDAD

Existen dos  sistemas de contabilidad para las transacciones comerciales en Estonia: contabilidad de valores devengados y de caja. La contabilidad de las empresas estonias se basa en valores devengados, pero los propietarios individuales (EIE) pueden realizar la contabilidad de caja. En el caso de la contabilidad de valores devengados, las transacciones deben registrarse a medida que se produzcan, independientemente de que los fondos correspondientes se hayan recibido o desembolsado.

INFORME ANUAL DE UNA EMPRESA ESTONIA

Anualmente, a más tardar 6 meses después del cierre del ejercicio, debe elaborarse un informe anual que se presente al Registro Mercantil con una visión global de los resultados de la empresa para el ejercicio anterior. Además de lo anterior, deben presentarse informes y declaraciones adicionales de acuerdo con la forma, estructura y alcance de la empresa.

El informe anual es obligatorio para todas las organizaciones contables de Estonia y debe ajustarse a la forma prescrita por la ley. El informe anual consiste en un informe contable anual y un informe sobre las actividades de la empresa.

INFORME DEL AÑO FISCAL

El año fiscal de una empresa es de 12 meses. En la mayoría de los casos, el año fiscal es un año natural (del 1 de enero al 31 de diciembre), pero un contrato de sociedad u otro documento que regule sus actividades también puede establecer un ejercicio fiscal diferente de acuerdo con el ciclo operativo de la entidad contable. En casos excepcionales, el año fiscal podrá ser inferior o superior a 12 meses, pero nunca superior a 18 meses.

ETAPAS DE PREPARACIÓN DEL INFORME ANUAL

1. Preparación de cuentas anuales
2. Preparación de un informe sobre las actividades de la empresa.
3. Aprobación del informe anual

La presentación del informe anual incluye los siguientes pasos:

• Elaboración de propuesta de reparto de beneficios o cobertura de pérdidas del ejercicio
• Presentación de un informe anual para su aprobación.

Los estados financieros anuales deben contener información actualizada y veraz sobre la situación financiera, los resultados financieros y los flujos de efectivo de la organización contable. El informe anual consta de los informes principales (balance, estado de pérdidas y ganancias, estado de flujo de efectivo y estado de cambios en el patrimonio neto) y anexos.

• Microempresa

De acuerdo con la Ley de Contabilidad, las microempresas y las pequeñas empresas pueden preparar un informe anual resumido, que consta de al menos dos informes principales: un balance y una cuenta de ganancias, así como hasta 3 anexos. La microempresa puede (opcionalmente) preparar un informe anual resumido o completo. Por lo tanto, una microempresa que utiliza la opción de informe anual abreviado no está obligada a preparar un informe de gestión.

• Pequeñas empresas

El informe anual resumido de una pequeña empresa se elabora de acuerdo con la norma de información financiera de Estonia y consta de dos informes principales: un balance detallado y un estado de resultados, así como hasta 9 anexos. La pequeña empresa también se compromete a preparar un informe de gestión.

• Empresas medianas y grandes

El informe anual se elabora de acuerdo con los requisitos de las normas de la Información Financiera de Estonia o de acuerdo con los requisitos de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF): un informe de gestión, 4 informes principales y un promedio de 15 anexos. Se requiere un informe anual completo para las empresas medianas y grandes, así como para las asociaciones y fundaciones sin fines de lucro.

Los estados financieros se preparan en idioma estonio en euros (la moneda oficial de Estonia), lo que indica el grado de precisión utilizado en las cifras.

COMPONENTES DEL INFORME ANUAL

1. Balance y cuenta de resultados

El balance refleja la situación financiera (activos, pasivos y capital) de la entidad contable al cierre del ejercicio. El estado de resultados es un estado de ingresos y gastos y refleja los resultados económicos del período sobre el que se informa.

2. Estado de flujo de efectivo

Este informe refleja el flujo de efectivo para el período del informe (cobros y pagos de efectivo). La indicación de cobros y pagos para el período de reporte ocurre agrupándolos de acuerdo con su propósito para actividades financieras, de inversión y comerciales.

3. Estado de cambios en el capital social

Este informe refleja los cambios en el patrimonio de la empresa durante el período del informe. Los estados financieros incluyen contribuciones al capital social y distribuciones a los propietarios, utilidad o pérdida, el efecto de cambios en las políticas contables, aumentos y disminuciones en las provisiones y otras transacciones que impactan las entradas en el patrimonio.

4. Archivos adjuntos

La cantidad de archivos adjuntos al informe anual depende de las características específicas de la empresa, pero definitivamente debe incluir:

• Especificación de la norma de información financiera, sobre la base de la cual se preparó el informe contable anual.
• La política contable utilizada en la preparación del informe anual.
• Aclaración de los elementos materiales de los informes principales y sus cambios durante el período del informe.
• Otras circunstancias importantes relacionadas con la situación financiera, el desempeño y los flujos de efectivo de la entidad.

INFORME DE GESTIÓN DE LA EMPRESA

El informe de gestión proporciona una descripción general de las operaciones de la empresa y las circunstancias que han jugado un papel decisivo en la evaluación de la situación financiera y las actividades comerciales, los eventos significativos en el año financiero y las direcciones de desarrollo esperadas en el próximo año financiero.

Si al cierre del ejercicio el capital social de la empresa no cumple con los requisitos del Código de Comercio (es decir, es negativo), entonces el informe de gestión debe describir las acciones que se están tomando para asegurar la estabilidad del empresa en el futuro, si aún no se ha tomado.

Para las entidades contables sujetas a auditoría, el informe de gestión debe incluir los principales ratios financieros del ejercicio y del ejercicio anterior, así como la metodología (fórmulas) para su cálculo.

AUDITORÍA DE EMPRESAS ESTONIAS

Una auditoría o revisión del estado financiero anual tiene como objetivo aumentar la confiabilidad de la información financiera de su empresa a los ojos de los inversores, accionistas y el público.

Pasivos

Si la empresa va a ser auditada, el informe anual debe ir acompañado de un informe de auditor jurado / certificado. La auditoría de informe anual es obligatoria para las entidades contables, cuyo informe anual debe incluir al menos dos indicadores del ejercicio que superen las siguientes condiciones:

• Ingresos / beneficios de las ventas – 4,000,000 EUR
• Activos totales a la fecha del informe – 2,000,000 EUR
• Personal de la empresa – 50 personas

Asimismo, la auditoría de informe anual es obligatoria para las entidades contables, en cuyos estados anuales al menos uno de los indicadores del ejercicio económico supere las siguientes condiciones:

• Ingresos / ganancias de ventas – 12,000,000 EUR
• Importe total de activos a la fecha del informe – 6,000,000 EUR
• El número de personal es de 180 personas.

Una auditoría de la contabilidad anual es obligatoria para:

• Todas las sociedades públicas de responsabilidad limitada con más de dos accionistas
• Autoridad local
• Una institución contable estatal
• Personas jurídicas de derecho público
• Partidos políticos y empresas que reciben financiación del presupuesto estatal

Organización de auditorías

La auditoría es realizada por un tasador independiente, es decir, un auditor certificado o una firma de auditoría. El Directorio de la empresa nombra un auditor, determina el número de auditores, las condiciones de pago y el plazo de plenos poderes. El nombramiento de un auditor requiere su consentimiento por escrito. Antes de la auditoría, es necesario firmar un contrato con una persona física incluida en la lista de auditores certificados en Estonia.

Responsabilidad de las Partes

El auditor acreditado está obligado a mantener la confidencialidad de la información obtenida durante la auditoría y es responsable de los daños causados por el incumplimiento de sus funciones derivados de su actividad profesional.

Es importante recordar que un informe de auditoría certificado no exime al Consejo de Administración de la responsabilidad por el contenido del informe contable.

REFERENCIAS ÚTILES

Título	Descripción
EMTA	Junta de Impuestos y Aduanas de Estonia
ariregister.rik.ee	Registro de negocios
creditinfo.ee	Información de crédito
kalkulaator.ee	Calculadora de sueldos / salarios e impuestos